【秘書検定2級】よくある出題内容 要点整理 メモ

 秘書検定2級において、よく見かける出題パターンや要点整理のためのメモ書きです。

 当サイトにおける秘書検定2級関連の記事は、「2022年度にCBT試験で受験する」ことを前提に、勉強用として作成したメモをベースに公開しています。試験範囲の変更等には対応していないのでご注意下さい。

目次

上司のスケジュール

 スケジュール管理に関する問題は頻出傾向です。ここで一番重要なのは「スケジュールはあくまでも上司が決めるものである」という点です。したがって、以下のような行為は全て不適切です。

  • 取引先から面会を希望する電話があり、スケジュール表を確認したところ、上司の予定は空いていたので予約を入れた。
  • 予定が空いたので、時間の無駄を省くために次の予定を前倒しにした。
  • 既に決まっている予定と新たな予定が重なった場合、先に決まっていた予定を優先するために新たな予定を断った。
  • 上司に頼まれて予約した会議室を、他の部署から使用したいので予約を変更してもらえないかと頼まれたので、承諾した。
  • 上司の体調が悪そうなので、早退してはどうかと言った。(相手を気遣ってのことではありますが、上司の仕事の仕方に口を出しているので不適切です。上司から早めに帰宅したいと言われたときにスケジュールを調整するのが秘書の仕事です。)

 また、上司の予定をむやみに口外することも不適切です。例えば上司が外出中に取引先から電話があった場合、外出中であることだけを伝えればいいのであって、「取引先(〇〇)で面談中です」などと詳細を伝える必要はありません。社内のスケジュール表に、上司の個人的なスケジュールを記入する行為も不適切です。

仕事の優先順位

 仕事をしていると、いくつかの仕事が集中してしまうことがあります。その際は、重要度、要する時間、期限などを考慮し、どの仕事をいつまでにこなさなければならないのかを考える必要があります。優先順位に迷ったときやできそうもないときは、必ず直属の上司に相談して指示を受けることが重要です。

 但し、コーヒーを淹れてほしいなど、仕事の内容として他の者に頼んでも問題ないことであれば上司に相談する(了承を得る)必要はありません。

報告の仕方

 秘書が社内の委員会に部署の代表として出席したり、上司の代理として新製品の説明会に出席することがあります。これらが終わった後に上司へ報告する際は、まず最初に結論・概況を報告し、必要に応じて経過を報告、個人的な感想などは求められたら述べる、というのが基本です。

  • 結論・概況…「会議の結果、結論は出ませんでした」、「どういう会社の人が何人くらい来ていた」など。
  • 経過…「会議中に出た主な意見」、「製品の主な特徴」など。

緊急時の対応

 上司が交通事故に遭ったり急病で倒れたりするケースも考えられます。かかりつけの病院、主治医、家族などの連絡先を事前に控えて一覧にしておくとよいでしょう。

 また、地震などの天災に見舞われることもあり得ます。このような場合には冷静に対処しなければなりません。このときまず第一に心掛けるのは人命であり、まずは安全な場所に避難するべきです。

不意の来客対応

 予約なしで来た客の対応については、そもそも上司が会うかどうかもわからないので確認を取るのが基本です。また、(上司が不在であった場合など)次回の来訪予定を尋ねることも、相手に会えることを期待させてしまうため不適切です。

 但し、要件が転勤・着任等の挨拶であった場合は、基本的に取り次ぐ方向で考えます。これらは儀礼的なもので短時間で済むので、再度出直してもらうのは不適切です。この際に注意しなければならない点としては以下のようなことがあります。

  • 上司が外出中のため、秘書が代わりに挨拶を受ける…相手はあなた(秘書)に会いに来たわけではありません。(部長に会いに来たが不在で、課長に対応してもらう、というケースはあります。)
  • 上司が外出中のため、電話で連絡をする…わざわざ連絡するほどの急用ではありません。

機密事項の扱い

 秘書は立場上、機密事項に触れる機会が多くなります。取り扱いについては主に以下のことに注意しましょう。

  • 口外しない、機密をにおわせるような曖昧な言動は慎む、知る立場にないということをはっきりと伝える
  • デスクで秘文書を扱う作業中に関係のない人が近づいてきた場合、さりげなく裏返したりする。
  • 離席する際は、書類などは全て引き出しにしまい、パソコンの画面は閉じる。
  • 秘文書を持ち歩く際は、「秘」の表示が外から見えないようにするなど、人目に触れないようにする。
  • 秘文書をコピーする際は、人がいないときにコピーをする、気軽に予備のコピーをしない、原本をコピー機に忘れない。
  • 秘文書を破棄する際は、焼却するかシュレッダーにかける(間違ってもそのままごみ箱に捨てないように)。
  • 秘文書を送付する際は、封筒は透けないものにして二重にする、「親展」の表示をする、簡易書留扱いにする、相手に電話して郵送する旨を伝える。

電報

 メールやメッセージアプリが普及した現代においても、ビジネスシーンでは電報を打つことがあります。電報の主な特徴は以下の通りです。

  • 日付を指定して打つことができるので、事前に手配しておくことが可能です。
  • 料金は文字数、台紙の種類、有料オプションの有無で決まります。配達先による料金の違いはありません。
  • 縦書きと横書き、書体が選べるので、目的によって選択します。(一般的に祝電は横書き、弔電は縦書きが主流です。)
  • 台紙は相手との関係などに応じて適切なものを選びます。(台紙だけではなくプリザーブドフラワーやぬいぐるみなどがセットになったものもあります。)
  • 文面は決まった表現を使うことが多いので、文例集などを参考にして決めます。

会議

会議の用語

招集関係者に会議への出席を呼びかけること。
※「召集」は国会だけに使われる表記です。
定足数会議を開くために必要な最小限の人数のこと。
議案協議する項目のこと。
議案が複数ある場合は、
「第1号議案」、「第2号議案」
のように番号を付けて区別します。
動議会議において予定外の事項を突然議題にすること。
議決権議案の決議に参加する権利のこと。
採択議案や意見を取り上げ、受け入れること。
採決問題の可否を決定すること。
挙手、起立、投票などで行なわれます。
一事不再議の原則一度会議で決まったことは、
その会期中再び審議することはないという原則です。
諮問上級の機関・組織が下級の機関・組織に尋ねること。
答申諮問の答えのこと。
諮問委員会諮問された問題を検討し、答申を行なう機関のこと。
オブザーバー会議などの参加者のうち、議決権のない人のこと。

公開会議の形式

ブレーン・ストーミング参加メンバーが自由に意見を発表します。
他人の意見を批判したり中傷したりすることはできません。
フォーラム公開討論会のことです。
1つの議題の会議が終了したら、参加者全員で質疑応答、意見交換をします。
シンポジウム数人の専門家が異なった立場でそれぞれの意見を発表し、聴衆と質疑応答をします。
主に学術的な会議で用いられる形式です。
パネル・ディスカッション異なる意見を持っている人(パネリスト)が、聴衆の前で討論する形式です。
パネリストは最後に聴衆と質疑応答をします。
バズ・セッション小グループに分かれて討議をし、その後各代表者が結果を報告する形式です。
参加者が多い場合に用いられる形式です。

座席の配置

円卓式
ロの字型
自由に話し合いたい場合、
お互いの顔をよく見えるように配置したい場合、など。
参加人数が少ない場合は円卓式、多い場合はロの字型が適しています。
コの字型
Vの字型
スクリーンやホワイトボードを使用する場合、など。
参加人数が少ない場合はVの字型、多い場合はコの字型が適しています。
教室式
(議事式)
多人数に情報を伝達したい場合、など。
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